Hoe kan je grote bestanden veilig versturen?

Het verzenden van grote bestanden per e-mail verloopt niet altijd even vlot en veilig. De mailboxen zijn niet groot genoeg en je kan niet controleren of de email de ontvanger goed bereikt heeft. Het is daarom een goed idee om een beveiligd platform in te schakelen. Op deze manier breng je de veiligheid van je data niet in gevaar en kan je exact opvolgen wanneer de gebruiker het bestand ontvangt, leest en downloadt.

Het belang van veilig bestanden versturen

Elk bedrijf werkt voortdurend met gevoelige informatie en moet er dan ook alles aan doen om deze data goed te beschermen. In Nederland bestaat er zelfs een speciale wetgeving die de privacy-rechten van individuen beschermt, de zogenaamde AVG-wetgeving. Ondernemingen die zich niet aan deze regelgeving houden, kunnen zware boetes oplopen. Eén van de meest voorkomende oorzaken van datalekken is het onveilig versturen van bestanden. Daarom bestaan er tegenwoordig heel wat beveiligde platformen waarmee je veilig bestanden kan versturen en ontvangen.

Hoe werken de beveiligde platformen?

De platformen waarmee je veilig bestanden kan versturen, beschermen je data op verschillende manieren. Zo passen ze bijvoorbeeld SMS-authenticatie toe. Na het invoeren van je gebruikersnaam krijg je een unieke code toegestuurd. Op deze manier verloopt het inloggen ontzettend veilig en weet je zeker dat je als enige bij de data kan. Verder worden de documenten tijdens het uploaden op virussen gescand, waardoor het onmogelijk is om schadelijke bestanden te versturen. Ten slotte maken de meeste platformen gebruik van end-to-end tracking. Dit betekent dat je de weg van het bestand live kan volgen. Je kan exact zien wanneer de ontvanger jouw email opent en wanneer het bestand gedownload wordt.

Wat moet je doen bij een datalek?

Heb je je bestanden onveilig verstuurd en vermoed je dat er een datalek is, dan zijn er enkele handige maatregelen die je kan treffen. Eerst en vooral moet je de ernst van de situatie inschatten. Probeer een duidelijk overzicht te krijgen en kijk na om welke data het juist gaat. Verder moet je de schade natuurlijk proberen te beperken. Verwijder schadelijke bestanden meteen en vraag de verzender of de ontvanger ook om elke file meteen te elimineren. Ten slotte moet je het datalek melden. Zowel de Autoriteit Persoonsgegevens als de betrokken personen moeten meteen op de hoogte gebracht worden.

Veilig bestanden versturen: hoe gaat dit in zijn werk?

Het verzenden van grote bestanden levert vaak problemen op. De meest gebruikte mailboxen hebben een beperkte opslagruimte en beschikken over een limiet voor de grootte van de bestanden. Niet alleen de grootte van de files vormt echter een probleem, ook de veiligheid is niet altijd gegarandeerd. Een bestand kan in de verzendfolder blijven hangen en je weet niet of de files wel goed zijn aangekomen. Een gespecialiseerd platform is dan ook de ideale oplossing. Via het platform wordt de bijlage met een downloadlink en een versleutelde verbinding verstuurd. Op deze manier weet je zeker dat de informatie niet in verkeerde handen terecht komt en dat het bestand naar de juiste ontvanger verstuurd is.