WV-Olympia
Image default
Banen en opleidingen

Directiesecretaresse

Je snapt hoe het op directieniveau werkt in een continu veranderende organisatie. Je ziet jezelf als een echte professional op secretarieel gebied. U moet aandacht besteden aan de belangrijkste processen van bedrijfsvoering en interne dienstverlening. Je kunt dingen in beweging brengen en rust en overzicht bewaren. Houd je van veranderingen op de werkvloer: thuis, op kantoor of (soms) in de omgeving?

Herken jij jezelf hierin? Dan ben jij de directiesecretaresse die zij zoeken!

In deze functie ben je de persoonlijke assistent van de directeur en vorm je samen met je collega-secretaris het secretariaat ter ondersteuning van de gehele interne organisatie. Denk aan faciliteiten, vastgoed, verkoop, marketing, communicatie, beleid en kwaliteit. Het verzorgingsgebied ligt dicht bij het verpleeg- en onderwijsgebied. Op een flexibele, eerlijke en opgewekte manier weet u uw positie te behouden in een organisatie die om constante verandering vraagt.

Hoe zien we jouw rol?

Je ondersteunt en verlicht de één-op-één last voor interne servicemanagers. Je bent zijn linker- en rechterhand, ogen en oren, sparringpartners en partners. Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle interne en externe contacten. Samen met je collega’s ben je de bewaker van alle grote processen. Je bewaakt de deadline en besteedt aandacht aan monitoring. Je geeft voldoende informatie en stelt de juiste prioriteit in. U ziet en begrijpt wat er moet gebeuren.

De directeur bedankt u voor het zelfstandig meedenken en afhandelen. Hij is heel open en vriendelijk, maar erg druk, je moet hem volgen. Je zet je talenten elke dag in op een proactief, eerlijk, zelfstandig en flexibel veld. Bij de verdere specialisatie van “interne dienstverlening” hebben ook uw vermogen om dagelijks verbinding te maken en oplossingen voor te stellen en uw visie op de secretariële branche elke dag een meerwaarde.

Je kunt alles zo organiseren, regelen en regelen dat de regisseursdag zo soepel mogelijk verloopt en hij zijn energie zoveel mogelijk op zijn vele taken kan richten. U neemt hier een krachtig standpunt in, omdat u inderdaad een bestuurder bent en zijn zaken in goede banen moet leiden.

Complex agendabeheer en mailboxafhandeling zijn geen vreemden voor u. Je controleert of hij tijdig op e-mails reageert en herinnert hem aan dringende e-mails. Indien mogelijk kunt u conceptreacties voorbereiden of de e-mail zelf afhandelen.

Je weet hoe je de juiste prioriteiten moet stellen, niet alleen voor vandaag, maar ook voor de komende weken.

Wat kan je verwachten?

We willen een moeilijke baan bieden met uitstekende en fantasierijke klanten op het gebied van onderwijs en verpleging. Naast secretariële taken zijn er veel projecten en incidenten die kunnen worden opgelost. Jij en je collega-secretaris zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit, capaciteitsplanning en bereikbaarheid van het secretariaat. Uw focus in het team is de persoonlijke begeleiding van de directeur. U bevindt zich in het mooie Limburg (Sittard). Je werkt op kantoor, maar je kunt ook vanuit huis werken, soms zelfs in het veld. Dit is een prettige en informele organisatie waarin samenwerking, hard werken en positieve humor essentieel zijn.

Samengevat:

  • Een functie voor 32 – 36 uur;
  • Een salaris op basis van de CAO gehandicaptenzorg, schaal FWG45;
  • 8% vakantiegeld;
  • Een eindejaarsuitkering van 8,33%;
  • Een meerkeuze arbeidsvoorwaardenpakket (waaronder bijvoorbeeld een fiets, studiemogelijkheden, fitness).

Wat vragen we van jou?

Naast je ervaring als topondersteuner in de directie beschik je over veel doorzettingsvermogen en proactief professioneel werk dat voor jou vanzelfsprekend is.

Wanneer de werkdruk toeneemt, loop je niet snel vertraging op. Het is erg belangrijk dat u de juiste prioriteiten kunt stellen, duidelijk kunt communiceren en een opgewekte persoonlijkheid kunt hebben.

Ben jij handig in gebruik, dan ben je ook de beste kandidaat: Office365, MSTeams, sharepoint en iBabs.

Als stembord en sparringpartner van de leidinggevende, alle interne en externe communicatie-, ondersteunings- en bufferbegeleiders, heb je veel verantwoordelijkheden.

Daarnaast heb je:

  • HBO werk- en denkniveau;
  • Minimaal de opleiding (management) secretaresse management buyout gevolgd;
  • Minstens 10 jaar ervaring in senior management of soortgelijke functies in de raad van bestuur;
  • Ervaring, gevoelens en interesse in interne medische zorg;
  • Uitstekende Nederlandse luister-, spreek-, lees- en schrijfvaardigheid.

https://nl.nieuwejobs.com/job/q/vacature-banen.html

Gerelateerde artikelen

Business development manager

10 vreselijke loopbaanfouten om te vermijden

Outplacement voor iedereen